Agendapunten als behandelingen zien

2 reacties / 0 nieuw
Joep Meindertsma
Agendapunten als behandelingen zien

Tijdens het importeren van vergaderingen uit Notubiz, kwamen we een gek probleem tegen. In deze vergadering wordt een enkel agendapunt namelijk meerdere keren behandeld. In dit specifieke voorbeeld kan je je afvragen of dit noodzakelijk was, maar het is niet lastig om scenario's te bedenken waarin het logisch is dat eenzelfde agendapunt meerdere keren tijdens een vergadering terug komt. In het huidige ORI model hebben we hier volgens mij nog geen rekening mee gehouden. Een agendapunt heeft immers een begin, een einde en een positie in de vergadering - niet meerdere beginnen, eindes en posities.

Wat we zouden kunnen doen om bovenstaande vergadering te passen in het ORI model, is simpelweg een nieuw agendapunt aanmaken voor iedere keer dat het weer wordt behandeld. Dit lijk mij niet ideaal, aangezien dit ook weer betekent dat ieder agendapunt wederom een set aan bijlagen moet krijgen en een omschrijving die allemaal synchroon moeten worden bijgehouden. Je krijgt onnodige data duplicatie.

Wat ik zou willen voorstellen, is een nieuw model genaamd 'behandeling'. Een behandeling koppelt een agendapunt (of mogelijk een document, motie of ander item) aan een vergadering. Een behandeling heeft altijd een start- en een eindpunt. Behandelingen binnen een vergadering overlappen elkaar nooit in tijd.

Wat dit mogelijk maakt, is zowel een chronologische weergave van behandelingen als een overzicht van agendapunten. Deze kunnen dus verschillend zijn en dienen verschillende doelen. Een overzicht van de behandelingen past goed bij een video, aangezien ze expliciet chronologisch zijn. Een overzicht van de agendapunten geeft aan welke onderwerpen er in totaal zijn besproken.

Wat denken jullie hiervan?

Remko de Haas

In het huidige model (1.0.1), dat nog niet gepubliceerd is, is dit volgens mij wel mogelijk.

Een AGENDAPUNT heeft o.a. als attributen:

  • Agendapuntnummer: Het nummer van het agendapunt op de agenda. à bedoeld wordt het identificerende nummer van het agendapunt
  • Agendapunt omschrijving: De omschrijving van het agendapunt
  • Agendapuntvolgnummer: Dit is het volgnummer van het AGENDAPUNT tijdens de vergadering.

 

In de situatie van Notubizz zou de agenda worden, bijvoorbeeld:

  1. Opening procedureel gedeelte
  2. Mededelingen
  3. Vaststellen agenda
  4. Conceptverslag…..
  5. Vaststellen agenda
  6. Termijnagenda, per portefeuille
  7. Vaststellen agenda

etc

De omschrijving kan hetzelfde zijn en met het Agendapuntvolgnummer kan men aangeven welk volgnummer het agendapunt krijgt op de agenda. De Agendapunt omschrijving “Vaststellen agenda” komt dan meerdere keren voor. Dat kan prima.