Archivering: Aansluiting zaak-dms services op het TMLO

4 reacties / 0 nieuw
Peter van Catz
Archivering: Aansluiting zaak-dms services op het TMLO

Veel gemeenten zijn druk bezig met het onderzoek om voor hun archiefbeheer aan te sluiten op een e-Depot. Het e-Depot is een voorziening waarin de permanent te bewaren informatie wordt opgeslagen. Ook Tilburg is bezig met zo'n onderzoek. Om de informatie gestructureerd aan te bieden aan deze voorziening is bepaald dat dit volgens de TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) standaard wordt gedaan. Bijgaand heb ik het TMLO geupload voor wie interesse heeft. Aangezien de zaak-dms services zorgt voor het gestructureerd opslaan van zaak- en documentgegevens is het logisch om de volgende stap naar archivering te maken. Ik kan me voorstellen dat, op het moment dat de zaak de status krijgt 'afgesloten', alle informatie mbt de zaak en de documenten worden weggezet in een structuur die door het TMLO wordt voorgeschreven. Binnen het TMLO zijn verschillende aggregatieniveaus te onderkennen met allen hun specifieke metadata. Het lijkt me goed dat we hier komende woensdag met elkaar naar kijken.

Michiel Verhoef

Op GEMMA Online is een mapping van het RGBZ 2.0 op TMLO gepubliceerd: http://www.gemmaonline.nl/index.php/Metadateren_van_zaakdossiers_conform_het_TMLO

 

Michiel Verhoef

Een inhoudelijke discussie van de mapping staat op BREED.

 

Arjan Kloosterboer

De mapping zoals hiervoor vermeld is die van RGBZ 2.0 op het TMLO 1.1 d.w.z. de nieuwe, goedgekeurde maar nog niet in gebruik zijnde versie van het RGBZ. Deze is volledig afgestemd op het TMLO. Dat betekent in de praktijk dat, als je zaken en bijbehorende documenten vastlegt conform (de structuur van) het RGBZ (en ImZTC 2.1) dat je dan als vanzelf je desbetreffende 'records' (zaakdossiers, archiefstukken) gemetadateerd hebt conform het TMLO. Je hoeft er dus niet, zoals hiervoor staat, voor te zorgen dat bij het afsluiten van een zaak "alle informatie mbt de zaak en de documenten worden weggezet in een structuur die door het TMLO wordt voorgeschreven". Bij het afsluiten van een zaak zijn ze al in die structuur beschikbaar. Waar wel voor gezorgd moet worden is dat die informatie duurzaam is: niet meer kunnen aanpassen en ook op termijn leesbaar.