Meerdere documenten aanmaken in één job

4 reacties / 0 nieuw
Joost Wijnings
Meerdere documenten aanmaken in één job


In de eerste vastgestelde versie van de standaard Documentcreatieservices is een aantal punten opgenomen in paragraaf 1.7 (Volgende versies van de specificatie). Deze punten betreffen functionaliteit die weliswaar gewenst/nodig is, maar niet in de eerste versie meegenomen kon worden. Om te kunnen bespreken of een item gewenst is in de eerstvolgende versie van de standaard, vragen wij u om in dit topic te reageren of dit item gewenst is voor de eerstvolgende release met functionele uitbreidingen, hoe u dit item ziet (inhoudelijk) en hoe groot u de inspanning acht om dergelijke functionaliteit te realiseren. KING plaatst bij elk item een eigen initieel beeld als startpunt voor uw reacties.
Het item in dit topic is het volgende punt: meerdere documenten aanmaken in één job in plaats van meerdere jobs noodzakelijk om meerdere documenten te creëren, zoals in de initiële versie van de specificatie het geval is. 
Beeld KING: Tijdens de werkgroepbijeenkomst op 17 juni is dit onderwerp aan bod gekomen en er leek ruime interesse van deelnemers om met dit onderwerp aan de gang te gaan. Nadere invulling van de aard en scope van het verwerken van dit onderwerp is nog wel noodzakelijk. Graag inventariseren wij hier de beelden/wensen van alle individuele deelnemers, zodat we met een voorstel kunnen komen, dat online besproken kan worden (en indien nodig tijdens de volgende -nog te plannen- bijeenkomst in september). Item staat op de lijst als [DCR-11]. 

Johannes Battjes

Deze functie is voor Roxit zeer gewenst. Een van de aandachtspunten van Roxit is verzendlijsten bij zaken.

Hierbij geldt de volgende use case: vanuit een zaak wordt dezelfde brief naar een aantal betrokkenen in een verzendlijst verstuurd. Het betreft dus geen massale verzending, maar verzending aan bijvoorbeeld een handvol betrokkenen. Roxit biedt daarbij nu de optie om de documenten gescheiden op te slaan, of in een groot document. Bijna alle klanten die gebruik maken van verzendlijsten kiezen overigens voor gescheiden documenten.

De reden hiervoor is dat ze voor elk document een registratie willen hebben in het DMS en niet de brief in het DMS hebben met verkeerde/onvolledige metagegevens. Wij zien graag ondersteuning van deze use case. In onze ogen leidt dit tot de volgende requirements aan de berichten:

  • optie om een verzendlijst met geadresseerden toe te voegen aan een document creatie opdracht
  • optie om te kiezen tussen gescheiden documenten en samengevoegd document als resultaat
Joost Wijnings

Besproken in werkgroep dd 10 september: We willen inventariseren:

  1. Welke scenario's willen we ondersteunen (business perspectief) - met of zonder nabewerking (en indien met, welke? - welke risico's/voordelen/nadelen bij elk scenario
  2. Hoe voorkomen we veel berichten/veel overhead (technisch perspectief) welke risico's/voordelen/nadelen bij welke 'hoe'-varianten?

Daarna "a x b" (hoeveel scenario's levert dit dan uiteindelijk op):

  • In welke volgorde zorgen we ervoor dat we dingen gaan ondersteunen?
Michiel Verhoef

In de doorontwikkeling van de DCR is het onderwerp bulk-creatie weer ter sprake gekomen.

Op basis van wensen vanuit gebruikers ben ik tot de volgende usecase gekomen:

  • De documentcreatieverzoeker (DCV) verstuurt een opdracht tot bulk-creatie van documenten.
  • Dit zijn documenten volgens hetzelfde sjabloon die gepersonaliseerd worden met eigen gegevens van de ontvangers.
  • De gegenereerde documenten worden door de documentcreatieapplicatie (DCA) in het DMS geplaatst
  • De DCA stuurt de DCV vervolgens een bevestiging welke documenten (te herkennen aan de document-identificatie, een verplicht veld in het bericht verzoekStartenDocumentcreatie_Di02) daadwerkelijk gegenereerd zijn. Wanneer een gegevensset voor een document (bepaalde ontvanger) fouten bevat en het document niet gegenereerd kan worden zal de document-identificatie opgenomen worden in een lijst met niet-gegenereerde documenten.
  • De DCV kan de gegenereerde documenten ophalen uit het DMS.
  • Van eventuele niet-gegenereerde documenten kan de gegevensset aangepast worden en deze kunnen opnieuw aangeboden worden aan de DCA.

Tijdens het genereren van documenten wordt er dus niet nabewerkt en documenten worden na genereren in het DMS opgeslagen. Dit beperkt ook het aantal/de grootte van berichten.

Deze use case zal besproken worden tijdens de bijeenkomst van de werkgroep Documentcreatieservices op 28 juni as.