De begrippen record en archiefbescheiden in het RGBZ?

6 reacties / 0 nieuw
Adrie Spruit
De begrippen record en archiefbescheiden in het RGBZ?

Voor zover ik dat - zonder alles pagina voor pagina te lezen - kan overzien wordt in het RGBZ geen expliciet onderscheid gemaakt tussen enerzijds de in betekenis vrij goed met elkaar overeenkomende begrippen document (NL), document (ISO, Engels) en informatieobject (Baseline Informatie op Orde) zoals gehanteerd in internationale en landelijke referenties en overige stukken en anderzijds de eveneens vrij goed met elkaar overeenkomende begrippen record (ISO, Moreq, Baseline) en archiefbescheiden (Archiefwet, NEN-ISO-15489). Begrijp ik het RGBZ goed als ik ervan uit ga dat daarin: - het begrip document voor vastgelegde informatie staat die nog kan/mag veranderen; - het ongewijzigd bewaren van informatie (overeenkomend met de begrippen record en archiefbescheiden) wordt geregeld via de indicaties materiële en formele historie bij het attribuut documentinhoud van het entiteittype document?

Anoniem

Klopt, we maken geen onderscheid. Een document in het RGBZ kan beide door jou genoemde groepen betreffen. Of het de eerste of de tweede groep betreft, blijkt niet uit de door jou genoemde historie-metagegevens maar uit de attribuutsoort Archiefnominatie bij ZAAK. De zaakeigenschappen bepalen aldus het archiefregime voor alle daarbij behorende (zaak)documenten.

Adrie Spruit

OK, het begrip document in het RGBZ komt dus overeen met zowel: - het begrip document (Engels) in ISO-15489 en Moreq en het begrip informatieobject in de Baseline Informatie op Orde (Rijk); - als het begrip record in ISO-15489 en Moreq en het begrip archiefbescheiden in de Archiefwet en de NEN-ISO-15489). Het begrip document ("dat beide groepen betreft") heeft dus een brede betekenis. Ik mag dan – zo veronderstel ik – het begrip archiefbescheiden (overeenkomend met het begrip record in ISO-15489) beschouwen als een verbijzondering van het begrip document. Die verbijzondering houdt dan in dat een archiefbescheiden een document is met de status dat het een archiefbescheiden is (en dus niet meer wijzigt). Heb ik op dit punt de inhoud van het RGBZ zo goed in beeld?

Adrie Spruit

De breedte van het begrip document kunnen we ook nog op een andere as/dimensie projecteren en wel de dimensie waarlangs we onderscheid maken tussen gestructureerde gegevens (zoals basisgegevens in een database) en ongestructureerde gegevens (zoals tekstdocumenten). Ik veronderstel dat ook dit onderscheid in het brede begrip document in het RGBZ wegvalt. In de toelichting in het RGBZ lees ik bij het objecttype Document namelijk het volgende: "Een document kan van alles zijn, ongeacht aard en vorm: een tekstverwerkingsdocument, een papieren brief, een webpagina, een landkaart, een foto, een geluidsopname, een dataset, een blog, etcetera." Ik veronderstel dat hier met dataset wordt bedoeld: bijvoorbeeld een set gestructureerde gegevens zoals in of uit een database". Heb ik ook op dit punt de inhoud van het RGBZ zo goed in beeld?

Anoniem

Ja, dat heb je zo goed in beeld.
De zaakkenmerken en bijbehorende documenten vormen samen het zaakdossier. Of dit dossier, en dus al haar documenten, gearchiveerd moet worden (en hoe lang) of dat al is, wordt niet per individueel document bepaald maar per zaak. Kenmerken voor het al dan niet archiveren van een document zijn namelijk afhankelijk van het proces cq. de zaak waarin het document een rol heeft gespeeld.

Anoniem

Ja en nee.
Het onderscheid tussen gestructureerde en ongestructureerde gegevens valt niet weg. Het begrip document heeft alleen betrekking op ongestructureerde gegevens. Interessant is dan weer wanneer sprake is van gestructureerde en ongestructureerde gegevens. M.i. is van het eerste sprake als de ontvanger van gegevens zonder nadere informatie in staat is deze gegevens te interpreteren en te gebruiken. Bij een StUF-bericht met gegevens is dat zo. Maar als je een bestand (dataset) ontvangt, dan heb je de bestandsindeling nodig om te analyseren hoe je het bestand moet interpreteren. Dat bestand is een document. De documentkenmerken beschrijven de inhoud in generieke zin, niet de structuur daarvan.  Als je de inhoud analyseert (met de apart te verkrijgen bestandsbeschrijving, ook een document), krijg je weer gestructureerde gegevens.
Het aardige hiervan is dat eenzelfde gegeven zowel als gestructureerd en als ongestructureerd gegeven uitgewisseld kan worden. het is maar net hoe het aangeboden wordt.
Het onderscheid tussen gestructureerde en ongestructureerde gegevens blijft dus bestaan.