Heropenen van een gesloten zaak

4 reacties / 0 nieuw
Toon Sweegers
Heropenen van een gesloten zaak

Een aantal van onze klanten heeft de uitdrukkelijke wens geuit om vanuit de Taak Specifieke Applicatie (TSA) de mogelijkheid te bieden om zaken te kunnen heropenen.

Wij hebben een oplossing in gedachten waardoor een gesloten dossier in het DMS wederom vanuit de TSA geopend kan worden. Een dergelijk proces ziet er uiteindelijk globaal als volgt uit:

  1. Zaak wordt gestart en in behandeling genomen.
  2. Zaak wordt gesloten, er vindt een afslag plaats van de zaakgegevens (PDF-document) vanuit de TSA en deze gegevens worden toegevoegd aan het DMS.
    Maw er is een officieel document waarin is vastgelegd dat de zaak is gesloten.
  3. Vervolgens wordt de zaak heropend vanuit de TSA, dit resulteert in een zaakbericht dat ervoor zorgt dat het dossier in het DMS heropend wordt (archiefnominatie leeg, einddatum leeg etc).
  4. De Zaak wordt wederom in behandeling genomen (vanaf een bepaalde stap die is bepaald in de TSA).
  5. De Zaak wordt gesloten, er vindt wederom een afslag plaats van de zaakgegevens (PDF-document) vanuit de TSA en deze gegevens worden toegevoegd aan het DMS.
    Maw er is een (tweede) officieel document waarin is vastgelegd dat de zaak is gesloten.

Past deze werkwijze in de visie van KING?

Michiel Verhoef

In bovenstaand voorstel wordt er van uit uitgegaan dat de gegevens van de zaak nog in het Zaaksysteem aanwezig zijn. Aangezien een PDF niet machine-leesbaar is en dus niet ingelezen kan worden in het zaaksysteem om de zaakgegevens te vullen, hoe zou een zaak die reeds verwijderd (gearchiveerd) is uit het zaaksysteem dan heropend moeten worden? Dezelfde vraag geldt voor het dossier in het DMS.

Welk bericht zou door de TSA gebruikt moeten worden om de zaak te heropenen? Aangezien een reeds afgesloten zaak niet meer gewijzigd mag worden zou een updateZaak_zakLk01 niet gebruikt mogen worden. 

Dit zou wel een leuk onderwerp zijn om eens uit te werken binnen de werkgroep Zaak- Documentservices in samenwerking met Arjan Kloosterboer. Zoals de voorgestelde oplossing nu beschreven staat zijn er nog teveel details niet duidelijk  wat mij betreft.

Toon Sweegers

 

Gedurende de archieftermijn is de (gesloten) zaak nog aanwezig zowel in de TSA als in het DMS. Pas na het bereiken van de archiefdatum zal de zaak gearchiveerd worden en zal de zaak verwijderd worden uit de TSA (verwijderbericht geinitieerd uit het DMS/zaaksysteem). Als de archiefdatum nog niet bereikt is zou de trigger om het dossier te heropenen, de aanlevering (via CMIS-koppeling) van een lege einddatum en daarnaast een lege archiefnominatie zijn.

We zouden een nieuw bericht kunnen introduceren heropenZaak_zakLk01.

 

Rindert Dijkstra

Het lijkt mij inderdaad een goed idee om dit eens goed uit te werken. Ik zou willen waarborgen dat we gegevens blijven gebruiken conform de definitie. Een eenmaal gevulde einddatum (betekenis?) weer vervangen door een lege geeft mij geen goed gevoel, ik denk dat er dan sprake is van twee verschillende soorten gegevens en dat we dan informatie verliezen.

@ Toon: je hebt het over het bereiken van de archiefdatum. Bedoel je daarmee de vernietigdatum? Overigens lijkt het mij niet de taak van een DMS en zeker niet van een zaaksysteem om een verwijdering te initiëren.