Materiele en formele historie van nieuwe attribuutsorten

3 reacties / 0 nieuw
Arjan Kloosterboer
Materiele en formele historie van nieuwe attribuutsorten

Aan RGBZ 2.0 zijn recentelijke enkele attribuutsoorten toegevoegd vanwege de afstemming op de Selectielijst Archiefbescheiden en op het TMLO. Van die attributen is vastgelegd of er sprake moet zijn van materiele en/of formele historie, zie in bijgaand document de geel gearceerde attributen. De vraag is: is er telkens terecht aangegeven dat er al dan niet sprake is van materiele en formele historie oftewel dat informatie over de materiele en/of formele kant van waardewijzigingen beschikbaar moet zijn?  

Materiele historie definiëren we als volgt: het geeft aan wanneer een verandering is opgetreden in de werkelijkheid die heeft geleid tot verandering van de attribuutwaarde.
Formele historie definiëren we als volgt: het geeft aan wanneer in de administratie een verandering is verwerkt van de attribuutwaarde (wanneer was de verandering in de administratie bekend).

Zie voor specificaties van de attribuutsoorten het wijzigingsvoorstel op RGBZ in dit bestand.

Benny Wiessenberg

Alle relevante attributen van een verleende toestemming (bv. een parkeervergunning) verkrijgen een materiële en formele historie als t.g.v. een actualisatie de toestemming wordt ingetrokken. Het procesobject komt in een andere selectielijstklasse terecht.

Benny Wiessenberg

In principe is het gewenst om het moment van de oorzaak (de aanleiding) en het gevolg (de waardewijziging) beschikbaar te hebben, zodat wijzigingen (in tijd) herleidbaar zijn. Actualisatie van de gebruiksrechten op informatie-objecten kan ook plaatsvinden nadat deze informatie-objecten al zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats cq. een e-Depot. De gebruiksrechten op informatie-objecten kunnen wijzigen van bv. 'openbaar onder voorwaarden' naar 'openbaar zonder voorwaarden'. 'Openbaar onder voorwaarden' kan betekenen dat inzien mogelijk is, maar het maken van een reproductie uitgesloten is.