OLO aanvraagnummer i.r.t. Zaakidentificatie

2 reacties / 0 nieuw
Anoniem
OLO aanvraagnummer i.r.t. Zaakidentificatie

'Zaakidentificatie' wordt gezien als DE identificatie die in het kader van zaakgericht werken door alle betrokken partijen gebruikt moet worden in de communicatie (zowel tussen systemen als tussen mensen).

Door KING wordt in het RGBZ, in het ZTC en ook in de Zaak-DMS services daar (in mijn ogen) steeds beter invulling aan gegeven.

Er is echter ook een traject dat zich moeilijk laat samensmelten met het Zaakgericht werken van KING. 'OLO'!

Terwijl dit toch ook vanuit de overheid gefaciliteerd wordt sluit het niet aan op de werkwijze die KING voorschrijft. Het OLO-aanvraagnummer wordt namelijk (vanaf het omgevingsloket online) aan de burger gecommuniceerd nadat een aanvraag is verzonden. De burger verwacht daarmee dat dit het nummer is dat gebruikt kan worden in de communicatie met de gemeente.

De gemeente hanteert echter naast het OLO-aanvraagnummer ook een zaakidentificatie. Deze nummers komen nu niet overeen.

Enige stroomlijning vanuit de overheid hierin is gewenst. Een eenvoudige oplossing zou zijn als OLO het OLO-aanvraagnummer niet naar de burger stuurt, maar dat het zaaksysteem de zaakidentificatie naar de burger stuurt. Dit heeft mijn voorkeur!!

Andere oplossingen zijn natuurlijk ook denkbaar (*), maar vermoei de burger in ieder geval niet met verschillende nummers!

* Mogelijke tussenoplossing: het OLO-aanvraagnummer gebruiken als Zaakidentificatie, met het risico dat het OLO een nummer uitgeeft dat al bekend is als zaakidentificatie binnen de gemeente. Om dit risico te omzeilen kan een 'OLO'-prefix in de zaakidentificatie gebruikt kunnen worden.

Anoniem

Lijkt op een gevalletje van ketensamenwerking: wie heeft welke rol in die keten en wat betekent dat voor de informatievoorziening? M.i. is de OLO in deze keten 'niet meer dan' een portaal om een aanvraag in te dienen en om toegang te krijgen tot ingedienda aanvragen. Dat laatste zou m.i. eerder thuishoren in MijnOverheid. V.w.b. de eerste functionaliteit, via de OLO wordt de aanvraag ingediend, de behandeling vindt plaats bij één of andere overheidsorganisatie. Die is verantwoordelijk voor die behandeling en creeert daartoe een zaak en is daarvoor verantwoordelijk. Een aanvraagnummer kennen we niet, wel een zaaknummer. Voor de hand liggend zou zijn dat de OLO in het geval van een defintiief in te dienen aanvraag aan die organisatie om een zaaknummer vraagt (met de Zaak-DMS-services kan dat) en die terugkoppelt naar de aanvrager. Die dat nummer weer terugziet in MijnOverheid. Ieder zijn rol!

Zover is het helaas nog niet. Voorlopig bestaan er dan twee nummers naast elkaar: het aanvraagnummer (OLO) en het behandelnummer (zaaknummer; zaakbehandelende organisatie). Onder dat zaaknummer vindt de hele behandeling plaats, en dus de informatievoorziening. Om de connectie met het aanvraagnummer in stand te houden kan dat aanvraagnummer bij de zaak vastgelegd worden met het groepattribuut  'Kenmerken' met 'Kenmerk bron' = "OLO" en 'Kenmerk' = OLO-aanvraagnummer. Helaas dus nog wel twee nummers.

Inderdaad, stroomlijning vanuit de overheid moet nog plaatsvinden. Betekent in mijn ogen vooral het ontwikkelen van het denken in ketens en de consequenties daarvan voor de informatievoorziening.